Esta política tem como objectivo identificar os critérios para a suspensão, cancelamento e redução do âmbito dos certificados emitidos pela BMC.
A BMC reserva-se ao direito de suspender, retirar, reduzir o âmbito de um certificado ou restringir as condições de uso dos logotipos de certificação e marcas de certificação; em qualquer momento durante o ciclo de certificação. Antes de tomar a decisão de suspender, retirar ou reduzir o âmbito de um certificado, a BMC dará ao cliente a oportunidade de tomar medidas para garantir que isso não tenha que acontecer.
A BMC não delega a pessoas externas ou a outras empresas a tomada de decisão de suspensão, cancelamento ou redução do âmbito do certificado.
Se a BMC for questionada sobre o status de um certificado por qualquer uma das partes interessadas no processo de certificação, fornecerá todos os dados necessários no que diz respeito ao status do certificado (suspenso, cancelado, reduzido,…).
A BMC pode suspender um certificado, quando encontrar uma das seguintes circunstâncias:
- O cliente não tem capacidade para cumprir os requisitos definidos pelas normas ou pelo seu próprio sistema de gestão.
- O cliente não cumpre os ciclos de certificação em auditorias de seguimento ou auditorias de recertificação.
- O cliente não esclarece adequadamente em tempo últil as acções tomadas para resolver as não- conformidades detectadas durante as auditorias.
- O cliente utiliza os logótipos e marcas de certificação da BMC de forma inadequada.
No caso da certificação de produtos, o cliente realiza transacções de produtos com alegações que não correspondem à certificação ou ao nível de certificação. - O cliente não cumpre com os compromissos financeiros assumidos com a assinatura dado contrato de serviços com a BMC.
- As acções realizadas pelo cliente põem em causa a reputação da BMC e/ou a reputação dos proprietários de normas privadas, tais como RSPO, FSC®, PEFC, UTZ, ISCC e outros.
- O próprio cliente solicita a suspensão voluntária do certificado.
O responsável final pela suspensão, cancelamento ou redução do âmbito será sempre o próprio responsável pela certificação da BMC, que sempre terá competência suficiente e adequada.
O Comité de Independência e Imparcialidade aprovará anualmente as listas de clientes que foram suspensos, cancelados ou reduzidos no âmbito da certificação.
A BMC comunicará sempre as decisões de redução, suspensão ou cancelamento aos clientes; estas comunicações serão sempre feitas por escrito (carta ou e-mail) e serão sempre registadas. No caso de normas privadas como a RSPO, FSC®, PEFC, UTZ, ISCC, etc, a BMC também fará as comunicações apropriadas com estes organismos, que entre outras podem incluir a actualização do estado do certificado nas plataformas correspondentes.
A comunicação da suspensão ao cliente deverá sempre incluir:
- Que o cliente pode tomar acções para corrigir os desvios que levaram à comunicação da suspensão do certificado.
- O cliente deve informar os seus clientes que o seu certificado está suspenso.
- Que o cliente não tem de utilizar o certificado em nenhuma das suas actividades.
- Durante uma suspensão, o certificado do cliente fica temporariamente inválido.
- As suspensões de certificados nunca excederão 6 meses.
A BMC avaliará as acções tomadas pelo cliente para determinar se deve retirar a suspensão do certificado ou continuar a suspensão ou tomar uma decisão de cancelamento (qualquer decisão será comunicada ao cliente por escrito).
A BMC pode realizar auditorias extraordinárias para verificar as acções tomadas pelo cliente.
Quando as ações tomadas pelo cliente não são consideradas adequadas, então é tomada a decisão de cancelamento.
Os cancelamentos são comunicados ao cliente por escrito, esta comunicação incluirá:
- Que o cliente não é mais certificado pela BMC.
- Que o cliente deve devolver todas as cópias do certificado.
- Que o cliente deve remover todas as marcas de certificação e logotipos de certificação das suas áreas de negócio.
- Que não poderá usar as certificações que possuía com a BMC em suas actividades.
Qualquer acção legal que a BMC possa tomar como resultado deste processo será sempre tomada pela alta administração.
A BMC tomará a decisão de reduzir os âmbitos de certificação, desde que a organização em uma parte do âmbito cumpra com os requisitos do seu sistema e os requisitos da norma para a qual está certificada.
As pessoas que tomam a decisão de reduzir a certificação são sempre as pessoas da BMC.
Um novo certificado será reemitido com os mesmos períodos de validade e o âmbito do certificado será alterado.
Na lista de clientes certificados, o âmbito acessível ao público será alterado.